Privacidad y protección de datos en FRIDA

FRIDA es la herramienta que Sand Studio utiliza para gestionar agenda, clientes, servicios, cobros, facturación, bonos, tarjetas regalo, inventario y evidencias de privacidad. Sand Studio es el responsable del tratamiento; finnOS presta FRIDA como encargado técnico conforme a las instrucciones del centro.

Esta página complementa la Política de privacidad de Sand Studio y explica las protecciones específicas del portal de reservas, el área de cliente y el expediente.

Una instancia separada para Sand Studio

Sand Studio dispone de una instancia y una base de datos propias. Los datos operativos de FRIDA se alojan en infraestructura ubicada en la Unión Europea y no se mezclan con los de otros centros. El acceso se realiza mediante conexiones HTTPS y cuentas individuales sujetas a permisos según la función de cada usuario.

Reservas y área de cliente

Para solicitar una cita se recogen únicamente los datos necesarios para identificar a la persona, validar sus canales de contacto, comprobar disponibilidad y gestionar la reserva. La verificación por correo utiliza enlaces personales, de un solo uso y con caducidad. Las contraseñas no se conservan en texto legible.

En su área privada, cada cliente puede consultar la información habilitada para él: citas y estados, profesional y horario asignados, bonos y tarjetas regalo con sus sesiones disponibles o consumidas y compras asociadas. No se muestran comentarios internos ni notas profesionales del centro.

Información por capas y decisiones separadas

FRIDA diferencia entre informar y solicitar consentimiento:

• la gestión ordinaria de clientes, citas, cobros y facturación se apoya en la relación precontractual, contractual o en obligaciones legales y no se presenta como un consentimiento opcional;

• la información profesional sensible se somete a las bases y garantías aplicables y, cuando corresponde, a una aceptación expresa vigente;

• las fotografías internas de identificación o evolución requieren una autorización propia;

• las comunicaciones comerciales requieren una decisión separada;

• la publicación de imagen requiere otra autorización, con canales concretos y alcance documentado.

La negativa a recibir publicidad o a publicar imágenes no impide contratar o recibir los servicios ordinarios.

Firma en pantalla y evidencia

Cuando un documento requiere firma, FRIDA permite dibujarla en una pantalla táctil. La firma se conserva cifrada y vinculada al texto y versión exactos, a la finalidad, a la persona, a la fecha del servidor y al usuario que registra el acto.

FRIDA no conserva presión, velocidad ni secuencia de trazos, no crea una plantilla biométrica y no utiliza la firma para identificar automáticamente a la persona. Es una evidencia electrónica del acto, no una firma electrónica cualificada y no sustituye el consentimiento informado de una técnica o intervención cuando este sea exigible.

Retirada y trazabilidad

Las autorizaciones opcionales pueden retirarse de forma independiente. FRIDA registra la nueva decisión sin borrar la evidencia histórica necesaria y bloquea las funciones que dependan de una aceptación vigente. Por ejemplo:

• sin autorización vigente no se permite utilizar la galería interna;

• una retirada de comunicaciones comerciales excluye a la persona de nuevas campañas;

• una retirada de publicación de imagen obliga al centro a aplicar su protocolo de retirada en los canales que controla.

La retirada no afecta a tratamientos anteriores lícitos ni elimina documentación que deba conservarse por obligación legal o para atender responsabilidades.

Galería e imágenes

La galería es una función restringida. Solo puede utilizarse cuando está habilitada para el centro y existe la autorización vigente necesaria. Las imágenes internas no se publican automáticamente ni pueden reutilizarse como material comercial mediante un atajo desde el expediente.

Comunicaciones

Los correos operativos y comerciales se envían, cuando están configurados, mediante la cuenta de correo del centro. Las comunicaciones comerciales comprueban la autorización vigente antes de incluir a un destinatario.

Los mensajes de WhatsApp se preparan en FRIDA, pero su envío es manual mediante la aplicación WhatsApp de la persona autorizada. FRIDA no utiliza una automatización de WhatsApp Business para enviar mensajes por sí sola.

Google Calendar

Si el centro activa la sincronización, FRIDA publica en los calendarios configurados la información operativa mínima necesaria para identificar la cita: cliente y servicio. No se incorporan teléfono, observaciones, notas profesionales ni importes. El centro decide qué calendarios comparte y con qué profesionales.

Accesos y responsabilidades

Cada usuario debe utilizar su propia cuenta y únicamente acceder a la información necesaria para su trabajo. Sand Studio autoriza los usuarios, define los procedimientos, forma a su personal, determina las bases jurídicas y atiende los derechos de sus clientes. finnOS mantiene y asegura la plataforma conforme al contrato de encargo, sin utilizar los datos de Sand Studio para fines propios, publicidad o entrenamiento de modelos.

FRIDA aporta controles y evidencias para facilitar el cumplimiento, pero no sustituye la responsabilidad del centro de aplicar correctamente sus protocolos profesionales, sanitarios y de protección de datos.

Ejercicio de derechos

Para ejercer tus derechos o consultar cualquier cuestión sobre tus datos en FRIDA, escribe a sandstudio.es@gmail.com. Encontrarás el detalle completo de destinatarios, conservación, bases jurídicas y derechos en la Política de privacidad.